Arşiv Evrak Dijital Depo

Arşiv Evrak Dijital Depo
Arşiv Evrak Dijital Depo

Arşiv evrak dijital depo, fiziksel olarak kullanılan evrakların dijital ortama aktarılarak depolanması olarak ifade edilebilir. Bu işlem sayesinde kurum ve kuruluşlar çok farklı avantajlar elde edebilir. Bu avantajlar, kurum ve kuruluşların verimliliğinin artmasıyla sonuçlanacaktır. Ancak burada bahsedilen dijital arşivleme işleminin alanında uzman olan ekipler tarafından yapılması gerekir. Amatör kişi ya da kişilerin böylesine bir işlemi başarılı olarak gerçekleştirmesi son derece zordur.

Günümüzde internet ve bilgisayar teknolojilerinin geldiği nokta, herkes tarafından bilinmektedir. Söz konusu durum, arşiv evrak dijital depo işlevinin artık zorunlu olarak gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Çünkü evrakların fiziksel olarak kullanımı son derece zor ve masraflıdır. Fiziksel bir evrakın kurum ve kuruluşların içerisinde bulunması, alanların bir kısmının evraklar tarafından işgal edilmesidir. Bunun dışında aranan evraka ulaşmak için zaman harcanması ise bir diğer olumsuzluk olarak dikkat çeker. Bütün bunlar evrak tarama işlemi yapılarak dijital arşivleme işleminin tercih edilmesini sağlar.

Arşiv Evrak Dijital Depo Nasıl Yapılır?

Depolama alanında hizmet veren firmamız, sizin bu alandaki ihtiyaçlarınıza da farklı çözümler üretmektedir. Kurum ve kuruluşlarda zaman içinde biriken binlerce, hatta daha da fazla evrakın ciddi bir sorunlara neden olduğu bilinen bir gerçektir. Bunların tamamının dijital ortama aktarılması ve burada depolanması, arşiv evrak dijital depo olarak ifade edilebilir. Bu işlem, firmamızın alanında uzman personelleri tarafından yapılmaktadır.

Dijital depolama için öncelikle detaylı bir planlamanın yapılması gerekir. Çünkü söz konusu işlem sanıldığı kadar basit değildir. Öncelikle evrakların doğru kategoriler haline getirilmesi gerekir. Aktif olarak kullanılan evrakların yerlerinin değişmesi ya da yanlış klasör içinde bulunması gibi durumlar, depolama işleminin istenildiği gibi yapılmasına engel olacaktır. Sınıflandırma işlemi tamamlandıktan sonra dosta formatına karar verilmelidir. Bu noktada PDF formatının yoğun olarak tercih edildiği, bilinen bir gerçektir. Bahse konu durum sebebiyle genellikle bu formatın tercih edildiği söylenebilir.

Arşiv Evrak Dijital Depo Nasıl Yapılır?
Arşiv Evrak Dijital Depo Nasıl Yapılır?

Bu adımların ardından evrakların zımbaları ve diğer birleştirme parçaları ayrılır ve evraklar, bir anlamda sayfalara ayrılmış olunur. Evrakların sayfalar haline getirilmesinin ardından evrak tarama aşamasına geçilir. Bu noktada gelişmiş cihazlar kullanılır ve evrakların tam olarak taranması sağlanır. Arşiv evrak dijital depo işlemi için bu adım çok önemlidir. Taranan evraklar, doğru klasörlere aktarılır ve bunların indekslenmesi sağlanır. Böylece devasa fiziksel evrak arşivi dijital ortama aktarılır ve kullanıma açılır.

Dijital arşivleme ya da diğer bir ismiyle dijital depolama genel olarak bu şekilde yapılır. Bu aşamadan sonra fiziksel evraklar, firmamızın vermiş olduğu arşiv evrak depolama hizmeti ile depoya kaldırılabilir. Burada istenilen süre kadar güven içinde korunmuş olur.

Arşiv Evrak Dijital Depo Hizmetinin Avantajları

Burada bahsedilen hizmetin birçok avantajı vardır. Bunların her birisinin farklı yansımaları olduğu da söylenebilir. Yani arşiv evrak dijital depo hizmetini almanız, sandığınızdan çok daha fazla yarar sağlayacaktır. Bütün bunlar, firmanızın ya da kuruluşunuzun üzerindeki hantallığı alacak ve verimliliği artıracaktır.

Öncelikle evrakları dijital ortama aktarılması sayesinde istenen evraka çok daha hızlı ulaşılması mümkün olacaktır. Bilgisayardaki klasörlerden istenen evraka erişim hızlı bir şekilde sağlanacaktır. Bu durum, ciddi bir zaman tasarrufu anlamına gelir.

Bir diğer arşiv evrak dijital depo avantajı ise ilgili ofis ya da alanın daha verimli kullanılmasıdır. Evraklar ve bunların içinde bulunduğu klasörler, çok fazla yer tutar. Bunların dijital hale getirilmesi, bu alanların daha farklı amaçlar için kullanılmasına imkan verir. Bu ve benzer nedenlerden dolayı dijital arşivleme seçeneğini kullanmanızın, uzmanlar tarafından tavsiye edildiğini unutmayın.