Arşiv Evrak Depolama

Arşiv Evrak Depolama
Arşiv Evrak Depolama

Arşiv evrak depolama, kurumların belirli bir süre saklamak zorunda oldukları evrakların depolanmasını sağlayan hizmet olarak ifade edilebilir. Bilindiği gibi günümüzde pek çok evrak dijital ortamdadır. Ancak bazı evrakların fiziki olarak da saklanması gerekir. Üstelik bu saklama işlemi belli bir süre yapılması gibi bir zorunluluk vardır. İşte tam olarak bundan dolayı ofis ya da benzer yerlerde, arşive alınması gereken evraklar ciddi bir alan sorunu oluşturur. Firmamız tarafından verilen evrak depolama hizmeti ile söz konusu sorunun tamamen aşılması mümkündür.

Evrakların depolanması, pek çok kurum için ciddi bir ihtiyaç haline gelmiştir. Bu ihtiyacın doğru olarak giderilmesi ise çok önemlidir. Amatör hizmet veren depolama şirketleri, evrakların güvenli bir şekilde depolanmasını sağlayamaz. Söz konusu durum ise evrakların zarar görmesine ve geçersiz hale gelmesine neden olabilir. Bunun engellenmesi için profesyonel hizmet veren firmalar tercih edilmelidir. Depolama şirketleri arasında özel bir yer olan şirketimiz, beklentilerinizi en üst seviyeden karşılar.

Arşiv Evrak Depolama Neden Gereklidir?
Arşiv Evrak Depolama Neden Gereklidir?

Evrakların saklanması, gizliliğinin sağlanması ve korunması, günümüzde kurum ve kuruluşların önemli görevlerinden birisidir. Her ne kadar dijital ortamda bu belgeler bulunsa da, özellikle ıslak imzalı nüshalarının saklanması çok önemlidir. İşte bu durum evrak depolama işlevinin yapılmasına neden olur. Kurum ve kuruluşlar, bir noktaya kadar kendi bünyelerinden bu evrakları saklayabilir. Ancak arşiv evrak saklama süreleri dikkate alındığında, bunun için ciddi bir alan ayrılması gerektiği söylenebilir. İşte bu alanın maliyeti, kurum ve kuruluşlar için çok fazladır. Oysa arşiv evrak depolama hizmeti veren firmamızdan hizmet alındığında, firmamızın güvenli depolarında evraklar uzun süre saklanabilir. Bu hizmetin maliyeti çok daha düşük olacaktır, kurum ve kuruluşlar için.

 

Kurum ve kuruluşlar için evrakların alan kaplamasının dışında gizliliklerinin sağlanması gibi bir sorun da vardır. Ofis içinde evrak depolama yapılması, farklı sorunlara neden olabilir. Gizliliğin burada tam anlamıyla sağlanması çok zordur. Çünkü çalışanlar ya da ofise girip çıkanlar, fark ettirmeden söz konusu evraklara erişim sağlayabilir. İşte bütün bu nedenlerden dolayı arşiv evrak depolama işleminin yapılması çok önemli bir zorunluluktur.

Arşiv Evrak Depolama Nasıl Yapılır?

Evrakların doğru koşullarda saklanması son derece önemlidir. Bilindiği kağıt, nem ve benzer unsurlardan çok fazla etkilenir. Kağıtlarda meydana gelecek en ufak olumsuzluk, evrakların geçersiz hale gelmesi demektir. Bundan dolayı arşiv evrak depolama sadece profesyonellerin vereceği bir hizmet olarak dikkat çeker.

Arşiv Evrak Depolama Nasıl Yapılır?
Arşiv Evrak Depolama Nasıl Yapılır?

Firma olarak bu noktada beklentileriniz biliyor ve bütün planlamamızı ona göre yapıyoruz. Öncelikle evrakların doğru bir şekilde paketlenmesi için gerekli özeni fazlasıyla gösteriyoruz. Paketleme yapılırken evrakların sıvı ve nemden etkilenmemesi için ekstra önlemler alıyoruz. Bu aşamadan sonra evraklarınızı güvenli bir şekilde depolarımıza yerleştiriyoruz. Evrak depolama, dışarıdan bakıldığında son derece kolay bir iş gibi görünmesine rağmen, ciddi şekilde özen istemektedir. Çünkü en ufak bir olumsuzluk, evrakların geçersiz hale gelmesine neden olacaktır.

Arşiv evrak depolama yaparken, bu evraklara zaman zaman bakmak isteyeceğinizi unutmuyoruz. Evrakları, kategoriler halinde depoluyoruz. Böylece ulaşmak istediğiniz evrakı bulma noktasında herhangi bir zorluk yaşamanız söz konusu dahi olmuyor.

Evrakların güvenliğine fazlasıyla önem veriyoruz. Depolarımız 7/24 kamera sistemleri ile izlenmektedir. Ayrıca burada güvenlik personelleri görev yapmaktadır. Bizden alacağınız arşiv evrak depolama hizmeti sonrasında, evrakların gizliliğini de tam olarak sağlamış olacaksınız. Evrakların erişimi, sadece sizin vereceğiniz kişilere açık olacaktır. Bunların dışındaki kişilerin evraklara ulaşması engellenecektir. Daha detaylı bilgi için firmamızla iletişime geçebilirsiniz.